Vertrouwenspersoon
Wie mag contact opnemen met de vertrouwenspersoon?
Alle medewerkers van WelschapSocius* en ook stagiaires, docenten, uitzendkrachten, gedetacheerden, personen die een opdracht vervullen voor de organisaties en vrijwilligers (verder genoemd als medewerker) mogen, indien nodig, de vertrouwenspersoon benaderen.
(* WelschapSocius = MET Heemskerk, MET Dijk en Waard, Socius MD, Welschap Kinderopvang, WelschapSocius Holding)
Wanneer kun je een vertrouwenspersoon benaderen?
Als een medewerker geconfronteerd wordt met ongewenste omgangsvormen door een klant of collega dan kan deze allereerst een beroep doen op de ondersteuning van zijn of haar leidinggevende. Ook kan men een onafhankelijke vertrouwenspersoon raadplegen.
Naam vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon voor WelschapSocius is: Aster Luijendijk
T 06 - 52 50 23 78
E aster.luijendijk@arbounie.nl
Indien Aster Luijendijk niet beschikbaar is, kan er contact worden opgenomen via het centrale landelijk telefoonnummer
T 088-272 60 26
E vertrouwenspersoon@arbounie.nl
Er wordt dan een vertrouwenspersoon uit de poule ingeschakeld
Taken van de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon heeft in ieder geval de volgende taken:
a. het verzorgen van eerste opvang van de medewerker die zich wendt tot de vertrouwenspersoon;
b. het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is (bemiddeling);
c. het adviseren van de medewerker met betrekking tot het voornemen tot het indienen van een klacht en/of het verlenen van bemiddeling;
d. het bijstaan van de medewerker bij de klachtenprocedure;
e. het verrichten van nazorg om te zien na afhandeling van de klacht de ongewenste omgangsvorm is opgehouden;
f. het geven van voorlichting aan medewerkers over het voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen;
g. het registreren van aard en omvang van de gemelde klachten (middels het registratieformulier vertrouwenspersoon, bijlage 1) en het gevraagd en ongevraagd uitbrengen van advies aan het Raad van Bestuur over beleid over het voorkomen van ongewenste omgangsvormen, rekening houdend met privacyvoorschriften;
h. het uitbrengen van een geanonimiseerd jaarverslag waarin tenminste is opgenomen het aantal behandelde klachten en de aard daarvan.
De vertrouwenspersoon verricht zijn werkzaamheden slechts na instemming vooraf door de medewerker met uitzondering van de werkzaamheden beschreven onder de punten g en h van dit artikel.
Bemiddeling
De vertrouwenspersoon kan, na het horen van de medewerker, bemiddeling voorstellen. Een bemiddeling heeft alleen zin als de betrokken partijen het erover eens zijn dat er een ongewenste situatie bestaat, die door bemiddeling tot een oplossing gebracht kan worden. Bijlage 2, behorende bij dit reglement, geeft hiervoor een handleiding.
Inwinnen nadere informatie
De vertrouwenspersoon is bevoegd om de aangeklaagde en/of andere betrokkenen binnen WelschapSocius te horen en informatie in te winnen. Dit met inachtneming van de nodige vertrouwelijkheid en na toestemming van de medewerker en voor zover dit voor de uitvoering van zijn taken noodzakelijk is.
De vertrouwenspersoon kan zo nodig externe deskundigen raadplegen. De kosten hiervan komen voor rekening van de organisatie waarbinnen de klacht speelt. De Raad van Bestuur wordt hierover vooraf geïnformeerd door de vertrouwenspersoon.
Geheimhouding
De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in de hoedanigheid van vertrouwenspersoon verneemt. De plicht tot geheimhouding van de vertrouwenspersoon geldt niet ten aanzien van de klachtencommissie en de Raad van Bestuur, artsen en aangeklaagde, tenzij de medewerker anders wenst. De geheimhoudingsplicht vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als vertrouwenspersoon. Ook de personen die door de vertrouwenspersoon worden benaderd zijn verplicht tot geheimhouding.
Aanwijzing vertrouwenspersoon
De Raad van Bestuur wijst een vertrouwenspersoon aan voor een periode van 4 jaar, kijkend naar het profielschet vertrouwenspersoon bijlage 3.
De vertrouwenspersoon is uitsluitend verantwoording schuldig aan de RvB. De vertrouwenspersoon kan direct na het einde van de periode van 4 jaar opnieuw aangewezen worden. De vertrouwenspersoon is te alle tijden een externe functionaris. Dat wil zeggen de vertrouwenspersoon heeft geen persoonlijke of functionele verbintenissen met een of meer van de betrokken organisaties.
